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各学院：

现将2016年应届毕业生档案整理工作的相关事宜通知如下：

一、辅导员需要收齐的毕业生档案材料：

1、毕业生登记表（加盖各学院公章）；

2、学生成绩单一式两份（加盖教务处公章）；

3、毕业生体检表（由学工处提供）；

4、学生报到证（报到证由楚商学院就业办公室提供）；

5、获得学位证的证明材料（由教务处提供）；

6、学生相关奖励证明材料；例如：优秀毕业生登记表；

7、其他需要装入档案的材料。

二、装档案时间为6月28号至7月1号 9:00—17:00具体时间安排详见毕业档案整理时间安排表：

6月28日      地工学院

6月29日      珠宝学院 艺传学院

6月30日上午  机电学院

6月30日下午  外语学院

7月1日       经管学院

三、注意事项：

1、请各毕业班辅导员在移交档案材料时认真检查材料是否真实齐全、有无漏盖公章和漏填写现象，勿擅自增、减毕业生材料；档案材料移交前，将每个毕业生的材料（毕业生登记表、报到证、成绩单、体检表、获得学位证的证明材料、校级以上奖励证明材料等）集中合并成一份材料，按学号顺序排列（小号在上，大号在下），整理完毕后再进行毕业生档案装袋；

2、成绩单一式两份（均需加盖教务处公章），一份装入学生档案袋；一份移交档案室存档（需按班级、学号顺序整理好）；

3、毕业生档案邮寄地址均以招生就业处提供报到证地址为准；

4、各学院毕业生辅导员带学生5-8人到档案室协助装袋，装袋由辅导员负责，档案室负责核对，各学部装袋应在以上规定时间内进行，如有变化请与档案室联系；（5825）(8577)

由于学生档案是学生就业的重要环节，档案整理工作时间紧、任务重，希望大家积极配合，以便圆满完成毕业生档案整理寄出工作。

图书馆档案室

                                 二0一六年六月