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武汉工程科技学院办公用品管理办法

文章来源: 点击: 110 次 更新时间:2021-11-09 13:52:11

第一章    总则

第一条  为加强本校对办公用品的管理,保证办公需要,降低办公成本,规范办公用品的申请、购买、领用等操作程序,结合本校实际,特制定本管理办法。

第二条  办公用品主要指用于办公的不属于固定资产的物资。包括办公用具、磁盘、光盘、打印机复印机耗材(主要指墨粉、墨盒、硒鼓等)、纸(含打印纸、复印纸和速印纸)、文具等消耗性物资。

第三条  本办法所指物品包括领用与库存两种。领用物品由使用部门资产管理员负责登记领用管理;库存物品由资产中心库房管理员管理。

第四条  本校物品的管理(计划、购置、验收、发放、账务等的管理),实行在分管校领导的领导下,由后勤保卫处和使用部门(指本校所设的处级部门)分工管理的办法。

第二章    办公用品的采购原则

第五条  按照统一限量,控制用品规格以及节约经费开支的原则,办公用品的采购,由招标采购办公室统一负责。资产中心根据各职能处室和二级学院的申请,确定采购数量,编制采购计划,经立项批准后,由招标采购办公室采购。

第三章    办公用品的申购

第六条  本校各部门须将本部门年度办公用品经费计划编制详细预算,于前一年年底报财务处审核。

第七条  各部门在预算范围内妥善安排每月度办公用品的申报工作,做到安排有度,科学使用,杜绝浪费。

第八条  申报时间为每月的1日至20日,在此期间各部门的二级资产管理员可登录武工院办公用品申请模块,进入办公用品申报界面填写下月的办公用品需求。规定时间外无法进行办公用品申报。办公用品填写完毕并确认无误后,必须点击提交按钮完成提交。提交后的办公用品清单无法再修改、删除。各部门的办公用品申请提交后,由资产中心进行审批。审批后,各部门资产管理员于本月26日前登陆办公用品申报系统打印《办公用品申请表》,并由部门负责人签字盖章后提交给资产中心存档。

第九条  办公用品原则实行学校统一购买,各部门按需领用的原则。如有因突发性需要必须购置的办公用品,需由该部门在OA上提出立项审批,由各分管领导审批后方可采购,并且此类项目费用需计入各部门(二级学院)年度总预算当中。

第十条  办公用品原则上每月申请一次,由资产中心根据办公用品申请汇总信息,确定当月实际需要采购的办公用品名称、数量,优先确保教学科研需要。

第十一条  各部门一律不得擅自进行办公用品购买,也不得先购后批,否则全部费用一律不予报销。

第四章    办公用品的领用

第十二条  资产中心根据提交的办公用品需求汇总后进行立项申请,立项批准后由招标采购办公室进行采购。

采购完成后通知各部门领取办公用品,各部门在领取办公用品前登陆办公用品申报系统打印该月办公用品领用单(一式两份),并由部门负责人签字盖章,凭此单领取所申报的办公用品。同时申报单由资产中心收回留档。

第十三条  办公用品由后勤保卫处设置专人管理,在规定的时间内各部门到后勤保卫处库房领取,以确保教学、办公的正常运行。

第五章    办公用品的管理

第十四条  办公用品到货后应进行盘点,要做到账物相符,账账相符,如出现盘盈或盘亏应查找原因,调整台账。

第十五条  对办公用品应进行规范堆放,标识清楚,定期清扫与整理,并采取必要的防火、防虫、防潮、防盗等安全措施。

第十六条  凡与采购、申领、入库、验收、盘点、结算、送货单据、领用单据、报表合同等办公用品采办领用相关的管理记录凭证,都应按月归类归档保存。

第十七条  年终时,对供方提供的货物质量和服务质量,有关数据进行分析,与招标采购办公室协商后,终止严重不合格的供货商供货。

第六章    附则

第十八条  本办法由后勤保卫处负责解释,自公布之日起执行。